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皆さんのイベントにもぜひ“イベントコンシェルジュ”を!来場者にも出展者にもストレスのないシステムが作れます。

一昨日(11/17)、鹿児島市で開催された
「好きをカタチにする達人ミニフェスト@カゴシマ」は
おかげさまで来場者が途切れることなく
無事に終了することができました。
時間を作ってきていただいた皆様、
県外からイベント出展のために
きていただいた皆様、
本当にありがとうございました!


(撮影:南美佐子さん)

当日、来場者にとっても
出展者にとっても非常にストレスなく
スムーズな流れを作れたのには
大きな訳がありました。

それは、“イベントコンシェルジュ”の存在です。

今回のイベントでいうところの
“イベントコンシェルジュ”には以下のような
役割を担っていただきました。

・来場者と出展者とのマッチング
・来場者が出展者の「空き時間」を確認するのに
出展者ブースまでいかずとも受付で対応
・出展者の予約枠の事前把握、
当日の空き枠の管理とコントロール
・出展者は出展に集中でき、
トラブル等が発生したときのサポート

など、これらはこれまでのイベントで
ストレスを感じていた部分であり、
来場者と出展者の双方のストレスを軽減する
方法として試みました。

この役割に名乗りを挙げてくれたのが
南美佐子さん。
笑顔のかわいいこの方です。

本業は古代マヤ暦・易経鑑定士としてご活躍!
口コミでの集客が
途切れることがないという人気ぶり。
2つの手法を用いての鑑定は
なるほど!と思わせてもらえて
自分の動きをサポートしてもらえる
そんな内容です。

かくいう私も南さんの鑑定のファンです。

この南さん、実は
“神イベントコンシェルジュ”だったのです。

写真の手元にあるような
出展者全員分の予約状況が
ひと目でわかる一覧表を作成し、
来場者の要望を聞き、
的確に空き枠へ誘導。

そして、出展者が外出するときも
「では、この枠はナシとします」と
外出時間中のコントロールも完璧!

さらには
「どの出展を受けようかな?」と迷う方用に
すべての出展者の説明を一枚ずつ
作成し、案内用として独自の出展者ファイルも作成!

また、当日枠に予約が入ると
「16:00~鈴木様予約入りました」と
タイミングを見計らって
そっと付箋紙で教えてくれるというさりげなさ。

出展者も自分で決めた持ち時間なのに
それをうまく自分でコントロールできず
時間オーバーしてしまいがちな人も
中にはいて、
そういう人も南さんはすぐに見抜き
ちゃんと計算にいれているという。

この道のプロですか???
というぐらいの用意周到さと
気配り、目配りに脱帽でした。

当日のイベントを
どーんと支えていただいて
出展者のひとりとして
安心して出展に集中できたのは
実にありがたいことでした。

皆さんもイベントを開催するときは
“イベントコンシェルジュ”が
ひとりいてくださると
イベントがうまくまわりますよ!

◆南美佐子さんのブログ
鹿児島☆古代マヤ暦・易経鑑定士
南美佐子のブログ~
自分を知り人生の流れをつかむお手伝い~

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櫻木よしこのプロフィール



櫻木よしこ

編集者、ライター、上級終活カウンセラー、エンディングノート書き方講師、日本セルフマガジン協会副会長。鹿児島市在住。
ワーキングホリデーメーカーとして渡豪後、シドニーの出版社2社で編集者として5年間勤務。帰国後、東京にてフリーランス編集者として各種出版物に携わる。その後、鹿児島の出版社で副編集長を務めたのち、再びフリーランスとして活動開始。
現在はセルフマガジン制作アドバイスや関連講座、ならびにエンディングノート講座も開いている。


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